Архивная версия статьи, 2002 год (без графики и таблиц)

     Как управлять закупками и продажами ЭФФЕКТИВНО

   Еженедельник «Снабженец» выступил с информационной поддержкой консультационного семинара «Конкурсные технологии в управлении закупками и продажами: методология и практика использования», который был организован московской компанией «Бизнес-Семинары» для коммерческих директоров, руководителей и специалистов по материально-техническому снабжению, закупкам и сбыту. Особый интерес семинар предоставлял для предприятий, заинтересованных в организации конкурсных закупок продукции для собственных и государственных нужд, а также для консультационных и инжиниринговых фирм, предоставляющих профессиональные услуги по организации торгов (аутсоринг). Проблема повышения эффективности процесса закупок с использованием конкурсных технологий весьма актуальна и с практической точки зрения. Для производственных предприятий экономия может оказаться весьма существенной, поскольку через систему материально-технического снабжения обычно проходит более 70% всех расходов. Поэтому на семинаре обсуждались не только теоретические, но и практические вопросы, связанные с организацией и проведением конкурсных закупок товаров, работ и услуг на основе передового отечественного и зарубежного опыта. Особое внимание было уделено и методологии эффективных технологий закупки и продажи через Интернет (E-Procuremеnt). Преимущества конкурсных закупок и продаж Семинар открыл доклад известного специалиста по сложным конкурсам, ведущего научного сотрудника ГосНИИ «Аэронавигация», кандидата технических наук Д. А. Абдрахимова на тему «Конкурсные технологии заключения контрактов как инструмент повышения эффективности деятельности предприятия», где он раскрыл возможности применения этих технологий в организации закупок и продаж в государственном и негосударственном секторах экономики. Докладчик подчеркнул, что все предприятия выступают в роли как продавцов, так и покупателей продукции (товаров, работ, услуг). Компании продают свою и одновременно покупают чужую продукцию. При этом имеется возможность существенно повысить эффективность своей деятельности за счет организации закупок и продаж с применением конкурсных (конкурентных) технологий заключения договоров, т. е. путем организации торгов (конкурсов или аукционов). По имеющейся статистике, экономия средств при конкурсных закупках продукции для государственных нужд составляет от 5-10% на федеральном уровне и до 20-30% на уровне муниципальных образований. Если спрос на продаваемую продукцию превышает предложение, то можно существенно увеличить выручку, организовав систему продаж с торгов (через аукционы или конкурсы). Конкурсные продажи могут оказаться очень полезными и на этапе вывода на рынок новой продукции с уникальными потребительскими характеристиками. Ведь при отсутствии аналогов (и, естественно, информации о ценах) установить начальную цену продаж новой продукции - достаточно сложная проблема. Использование конкурсных технологий для проведения определенных маркетинговых исследований (например, для оценки платежеспособного спроса на новую продукцию) поможет существенно сократить расходы на эти исследования. Многие предприятия уже имеют опыт участия в тендерах по правилам международных финансовых организаций или в отечественных конкурсах на поставку продукции для государственных и муниципальных нужд. Однако используемые в обоих случаях правила и процедуры торгов бюрократичны, поскольку ориентированы прежде всего на борьбу с коррупцией в ущерб эффективности. Для негосударственных предприятий имеется возможность существенно повысить эффективность организации и проведения торгов, полностью используя возможности международных обычаев делового оборота и российского законодательства. Просто надо знать о таких возможностях. К примеру, многие фирмы уже используют технологии закупок и продаж через Интернет, что сулит серьезные конкурентные преимущества. По данным зарубежных исследователей, применение средств электронного снабжения (Е-Рrocuremеnt) позволяет на 5-15% снизить стоимость продукции, до 2/3 уменьшить затраты на обеспечение производственных процессов, снизить со 107 до 30 долл. среднюю по американской индустрии стоимость размещения заказа и на 50-70% - время на выполнение всех работ, связанных с процессом доставки. Докладчик привел данные фирмы Aberdeen Group, которые свидетельствуют о 300%-м возврате средств, инвестированных в технологию Е-Рrocuremеnt во всех обследованных компаниях в течение одного года. Даже 5%-е сокращение расходов на обслуживание процессов снабжения или поставки товаров потребителям за счет применения этих технологий позволяет большинству подобных компаний добиться чуть ли не 50%-го роста прибыли. А ведь помимо регулярных закупок приходится осуществлять и незапланированные (неконтрактные) закупки, доля которых, например, в США, доходит до 33%. По оценкам американской National Association of Purshasing Managers, товар в такой ситуации, скорее всего, обойдется на 14-27% дороже. Конкурсные технологии (прежде всего, электронные конкурсные технологии) также являются средством снижения таких дополнительных затрат. Таким образом, технологии организации торгов и участия в них нужны всем. Для их эффективного применения, считает Д. А. Абдрахимов, надо обучать своих специалистов либо привлекать внешне специализированные организации (аутсорсинг). Государственное контрактирование Более подробно о возможностях применения конкурсных технологий заключения контрактов в государственном секторе экономики, точнее, об опыте заключения контрактов в отечественной и международной практике, рассказал заместитель генерального директора по правовым вопросам ОАО «Новые информационные системы», адвокат И. А. Митрофанов. Он полагает, что одной из форм экономического взаимодействия государственной власти и бизнеса в рыночной экономике и средством государственного регулирования рыночной экономики является государственное контрактирование как качественно определенная форма реализации государственного заказа на производство и поставки товаров (услуг) для государственных нужд. Форма взаимодействия государства и предпринимательства как система хозяйственно-договорных отношений по поводу производства и поставки товаров и услуг предпринимательским сектором экономики для государственных и муниципальных нужд носит последовательный рыночный конкурентный характер. Государственный контракт является мощным средством реализации государством своих функций посредством эффективного подключения к этому процессу частнопредпринимательского сектора экономики. Государственные контракты на закупку и поставку продукции для государственных нужд это всегда возмездные, обязательные (для государственного заказчика, разместившего заказ, принятый поставщиком или исполнителем), взаимосогласованные и основные договоры. Контракт является основным документом, определяющим права и обязанности сторон по поставке всех видов продукции для федеральных, государственных нужд. Типовые разделы и статьи контракта включают в себя предмет контракта, приемлемую для сторон цену государственного контракта, сроки его исполнения, права, обязанности и ответственность сторон, юридические адреса, почтовые и платежные реквизиты сторон. При заключении контракта необходимо включить в него общие существенные условия договора, в противном случае контракт может быть признан недействительным. Контрактом может быть предусмотрена обязанность государственного заказчика или поставщика страховать товар. В случае, если сторона, обязанная застраховать товар, не осуществляет страхование в соответствии с условиями договора, другая сторона вправе застраховать товар и потребовать от обязанной стороны возмещение расходов на страхование либо отказаться от исполнения договора. При заключении договора страхования изменяется отношение страхователя к риску: неопределенный риск становится определенной денежной величиной - страховой премией. Поскольку риск является объективным явлением в любой сфере человеческой деятельности и проявляется как множество отдельных обособленных рисков, то в условиях отдельно взятого контракта рассматриваются объективные (принципиальные) и субъективные (конкретные) риски. Если объективные риски не зависят от действий договаривающихся сторон, то в этом случае совершенно оправданно совместное страхование контракта от неблагоприятного воздействия подобных обстоятельств. Конкретные риски, причины которых персонифицированы, основанные на отрицании или игнорировании объективного подхода к действительности (кражи, пожары, автоаварии и т. д.), распределяются сторонами контракта в зависимости от степени разумной осторожности и решения оставить риски на себя или перевести их на страховщика. Процесс управления риском в рамках государственного контракта состоит из четырех последовательных элементов - идентификация, оценка, контролирование и финансирование риска. Конкурсные технологии закупок/продаж в негосударственном секторе экономики Генеральный директор ЗАО «СП "Энергосервис"» С. Б. Дашков выступил с докладом на тему «Опыт создания и внедрения системы конкурсных закупок в частной компании». В технологически отлаженных производствах, отметил докладчик, 50-60% потенциальной экономии имеется в сфере материально-технического обеспечения, т. е. в сфере закупок, 30% - в сбытовой сфере и 10-20% - непосредственно в производственной. Вполне понятно, что управление закупками может принести наибольший экономический эффект. Организация закупок на конкурентной (конкурсной) основе, использование конкурсных технологий позволяет организатору конкурентных закупок получить инструмент управления рынком. Необходимо учитывать, что не только закупки, но и продажа продукции компании могут быть оптимизированы путем внедрения конкурсных мер. Эффективность организации и проведения торгов, безусловно, опирается на возможности международных обычаев делового оборота и российского предпринимательства. Задача оптимизации процесса закупок может решаться только при налаживании управления издержками. Предложенный докладчиком вариант схемы управления издержками включает в себя четыре тесно взаимосвязанных между собой блока: планирование материальных издержек, анализ рынка закупаемых материальных ресурсов, организация процесса закупок и логистика потребления. Наиболее значительные последствия определяются третьим блоком -непосредственно самих закупок. Но, как ни парадоксально, до настоящего времени именно этот блок является «провальным» в системе управления большинства российских предприятий, в т. ч. самых крупных из них. Объяснение такой «провальности» состоит в том, что не рынок, а покупатель указывает эффективного поставщика, выявляет оптимальную цену закупаемой продукции. Именно поэтому любые недобросовестные или неквалифицированные действия в сфере закупок снижают эффективность расходования финансовых ресурсов любой организации. Главная «группа риска» - компания, в которой собственник лично не участвует в управлении предприятием, а перепоручает это наемному менеджменту. Опасаясь последствий некомпетентных или злонамеренных решений сотрудников, отвечающих за покупки, многие компании прибегают к уменьшению количества и увеличению статуса ответственных, полагая, что так легче обеспечить контроль. В итоге, система принятия решений получает стандартный подход «бутылочного горла», когда права и ответственность за принятие решений в компании лежат только на высших менеджерах. Нет смысла говорить, что такая система страдает из-за перегруженности топ-менеджеров, а при ошибке в их выборе последствия могут быть катастрофическими. Меры, которыми организация может снизить вероятность появления недобросовестных или некомпетентных действий в закупках, подразделяются на четыре группы: поощрительные, репрессивные, предупредительные и процедурные. Если первые две группы мер общеизвестны и широко применялись и применяются в практике, то применение предупредительных мер требует высокой квалификации кадровой службы и эффективно при формировании вновь образующихся структур (причем не из менеджеров «старой закалки»). Процедурные же меры в силу их сложности применяются, как правило, государством (из крупных компаний это лишь РАО «ЕЭС России», «Транснефть», «АлРоСа», отчасти РАО «Газпром»). Процедурные меры фиксируются комплексом нормативных документов, а достигаемый максимально высокий уровень конкуренции предложений, оценка которых производится на основе принципов прозрачности и объективности, обеспечивает независимость последствий применения процедур от компетентности или добросовестности отдельных работников. Правильно организованная система конкурентных закупок не дает возможности неэффективно израсходовать средства. В мировой практике накоплен большой опыт повышения эффективности закупок через систему их организации на конкурсной основе (конкурентный прокьюремент). Конкурентный прокьюремент представляет собой создание прозрачной и справедливой системы закупок материальных ресурсов посредством организации регламентированных процедур, базирующихся на основе конкурсов (тендеров, торгов). По оценке специалистов Всемирного Банка, внедрение конкурсных процедур может до 20% снизить издержки закупающей организации. Конечно, конкурсные технологии имеют свои «подводные камни», незнание которых может обернуться в лучшем случае разочарованием, в худшем - значительными финансовыми потерями. Такими «подводными камнями» являются непроработанность отечественного гражданского законодательства в сфере торгов, отсутствие практики формализации требований к поставщикам и продукции, отсутствие умения управлять закупками через систему критериев, незнание объективных недостатков конкурсной системы, и, наконец, слабое владение современными технологиями поддержки принятия решений. Полноценное внедрение конкурсной системы закупок при теоретически достижимой высокой эффективности требует значительных первоначальных вложений. Для мелких и средних компаний альтернативой такому внедрению является аутсорсинг, т. е. проведение конкурсов сторонними профессионалами, что в конечном итоге выгоднее, нежели построение собственной конкурсной системы. Планирование, организация и проведение конкурсных торгов После того, как мы ознакомились с основными положениями теории конкурсных технологий, возникают вопросы практического характера. Как правильно спланировать, организовать и провести конкурсные мероприятия? Какова технология формирования заказа на поставку продукции? Какие основные ошибки допускают поставщики и заказчики при проведении конкурсных закупок и как их избежать? Наиболее сложной проблемой при формировании хозяйственного механизма является обеспечение согласованности интересов компании, ее структурных подразделений и отдельных работников, именно поэтому Н. В. Несторович, доктор экономических наук, профессор, главный научный сотрудник Института макроэкономических исследований Министерства экономического развития и торговли РФ, обратил внимание участников семинара на организацию и планирование конкурсных процедур при закупках продукции. Основной целью при проведении закупочной компании является, как правило, обеспечение заданного результата (приобретение требуемого количества материальных ресурсов установленного качества) с наименьшими затратами. Для этого покупатель должен найти поставщика, который в состоянии предложить ему минимальную цену за продаваемые ресурсы. Поиску такого контрагента по торговой сделке и направлены все процедуры в рамках прокьюремента. В случае необходимости, кроме основного требования - минимальной цены, задаются и определенные ограничения, определяющие дополнительные требования покупателя к поставляемому товару и характеру самой поставки. Они могут включать требования к качеству продукции, срокам представления поставки, формам и срокам платежей и т. п. Вопрос заключается в том, как реализовать поставленную задачу. Мировая практика выработала важный универсальный инструмент ее решения - проведение открытых конкурсов (тендеров). Конкурсы - это особый способ выдачи заказов на закупку продукции по заранее объявленным в специальном документе условиям, предполагающим привлечение к определенному сроку на принципах состязания предложений от нескольких участников торгов с целью обеспечения наиболее выгодных условий сделки для их организатора. Такой подход к проведению закупок имеет важный методологический посыл, вытекающий из самой сути рыночного товарного механизма, сущностью которого является конкуренция. Максимальная концентрация претендентов в состязании за получение заказа - необходимое условие создания конкуренции, но недостаточное. Требуется создать эффективную конкурентную среду, т. е. условия, позволяющие всем участникам равноправно участвовать в этом состязании. Последнему способствуют как подготовительная работа по проведению закупок, так и процедуры открытого конкурса. К конкурсным способам закупок относятся двухэтапный и закрытый конкурсы. Определенный интерес представляют и особенности такого способа закупки товара, как запрос котировок. Заместитель директора Института государственных закупок Высшей школы экономики А. А. Гладков ознакомил слушателей семинара с международными и отечественными обычаями проведения конкурсных процедур на примерах конкурсных закупок по кредитам международных финансовых организаций и закупок для государственных нужд. Свое выступление А. А. Гладков начал с сентенции, что в проведении конкурсных процедур абсолютно недопустимы никакие, даже самые мелкие, погрешности, аура конкурса должна быть безупречна - только так повышается рейтинг, в деловых кругах формируется авторитет компании, проводящей конкурс. И обеспечение конфиденциальности работы Конкурсной комиссии выступает изначальным принципом конкурсных процедур. С момента получения конкурсного предложения ответственность за сохранность документов несет организатор конкурса (Конкурсная комиссия). Утрата документов или обнаружение факта досрочного вскрытия конвертов с конкурсными предложениями может быть поводом для подачи поставщиком иска в суд о возмещении упущенной выгоды. Система конкурсных процедур достаточно объемна и включает в себя вскрытие конвертов с конкурсными заявками, техническую, экономическую и юридическую экспертизу соответствия конкурсных заявок требованиям конкурсной документации, квалификационный отбор поставщиков, оценку конкурсных предложений, определение победителей конкурса и оформление итогового протокола, процедуры предконтрактных переговоров и заключения контракта, публикацию результатов конкурса. Процедура предварительного квалификационного отбора предназначена для определения экономических, технологических, организационных и других возможностей потенциальных участников конкурса по удовлетворению требований заказчика. Оценка конкурсного предложения - процесс рассмотрения предложения, целью которого является выбор победителя. Как процедура предварительного отбора претендентов на участие в конкурсе, так и оценка конкурсных предложений, - это процедуры сложные, ответственные, требующие определенной, четкой соблюдаемой последовательности. Законодательством России определены и процедуры «обжалования». Мировая практика широко использует также процедуры обращения в третейский суд, особенно в случаях, когда конкурсные процедуры осуществлялись коммерческими (частными) предприятиями. Рекомендации по технологии формирования заказа организатором конкурса, представленные участникам семинара К. А. Перовым, сотрудником Института государственных закупок Высшей школы экономики, могут в буквальном смысле служить руководством к действию. Речь идет о технологии формирования заказа на поставку продукции. Заказ должен представлять достаточно полное описание закупаемых товаров, работ или услуг, поскольку он является неотъемлемым и важнейшим элементом конкурсной документации. Сформированный заказ позволяет определить предполагаемую стоимость заключаемого по результатам конкурса договора (исходя из сложившихся рыночных цен) и требований к предполагаемым поставщикам (исполнителям). При формировании заказа необходимо решить вопрос, желает ли заказчик заключить договор только с одним выигравшим конкурс поставщиком, или заключить договора с разными поставщиками на выполнение отдельных частей (лотов) заказа. Причины для разделения заказа на лоты могут быть разные: - заказчик хочет повысить уровень конкурентной борьбы за свой контракт; - он хочет диверсифицировать риски невыполнения договоров; - заказ содержит в себе разнородную продукцию, из-за чего весь объем не может быть поставлен одним поставщиком либо круг потенциальных поставщиков крайне ограничен; - объем заказа настолько велик, что полностью не может быть выполнен одним или крайне ограниченным кругом поставщиков. Требования к квалификации поставщиков следует устанавливать отдельно по каждому лоту. При некоторых обстоятельствах ряду поставщиков или отдельным видам продукции могут быть предоставлены особые (лучшие, но не исключительные) условия участия в конкурсе, или преференции. Последние имеют смысл при формировании долгосрочных отношений с поставщиками или реализации каких-либо стратегий. Преференции могут предоставляться как в ходе конкурса, так и при подведении его итогов. В своих рекомендациях К. А. Перов раскрыл суть преференциального механизма, основные способы его предоставления, виды преференции, условия и порядок их предоставления и ряд проблем, связанных с предоставлением преференций. «Подводные камни» конкурсных технологий Особое внимание было уделено типичным ошибкам как со стороны поставщиков, так и со стороны заказчиков. Большая часть ошибок поставщиков объясняется невнимательным изучением условий конкурсной документации или нежеланием соблюдать «неудобные» для них требования. Чаще других встречаются следующие ошибки: - слишком позднее обращение к заказчику за конкурсной документацией; - нежелание использовать механизм разъяснений конкурсной документации или запрос разъяснений по телефону; - опоздание с обращением в органы государственной власти за получением отдельных документов (справок); - опоздание с обращением в банк за получением банковской гарантии; - опоздание с конкурсной заявкой; - нежелание получать информацию о результатах конкурса; - незнание законов или неумение ими пользоваться. Избежать этих и других ошибок можно. Для этого нужно: - быть инициативным и пользоваться любыми возможностями для получения информации; - знать законы и уметь их применять; - использовать методы и инструменты проектного менеджмента для участия в конкурсах; - считать поставки продукции по государственному заказу одним из направлений долгосрочной стратегии предприятия; - использовать услуги профессиональных консультантов. Мы перечислили основные ошибки поставщиков. Но ошибаются и заказчики. А недостаточный уровень знаний приводит их к нарушению действующего законодательства при проведении конкурсов. Все возможные ошибки предусмотреть невозможно, но основные и наиболее часто повторяющиеся знать необходимо. Недостаточно широкое оповещение потенциальных поставщиков о своих требованиях снижает уровень конкурентной борьбы за заказ. Не обоснованно и широкое применение способов закупок с ограниченной конкуренцией в то время, когда на рынке есть достаточно большое число поставщиков. Ясно, что закрытые конкурсы или закупки у единственного поставщика в данной ситуации не способствуют эффективному использованию средств. Ошибки в планировании потребностей или финансировании приводят к возникновению ситуаций «срочных» закупок. Нарушение же требований по срокам проведения конкурсов приводит к тому, что поставщики не успевают получить необходимую информацию, собрать необходимые документы и правильно подготовить конкурсную заявку, а в ряде случаев - получить необходимые разъяснения конкурсной документации. Завышенная стоимость конкурсной документации (по сравнению с реальными затратами организаторов конкурса на ее тиражирование и доставку поставщикам) ограничивает возможности поставщиков по ее приобретению. Нарушение методологии разработки конкурсной документации может привести к отсутствию необходимых сведений, некачественной проработки технического задания, дискриминационным или нереальным требованиям по документальному подтверждению соответствия поставщиков квалификационным требованиям. Встречаются и ошибки, связанные с обеспечением конкурсной заявки или выполнением контракта. Одним из наиболее частых нарушений подобного рода является использование в качестве обеспечения залога без заключения договора в письменной форме. Иногда в практике ошибочно используется и денежный залог. * * * Практически во всех странах именно государство является важнейшим закупщиком продукции на внутреннем рынке. В США доля государственных закупок составляет порядка 15% национального бюджета, а это около 200 млрд долл. в год. Еще выше эта доля в таких странах, как ФРГ, Франция и др., где экономика социально ориентированна. Столь значительные объемы государственных закупок делают задачу обеспечения их эффективности первостепенной, что еще раз подтверждает актуальность и практическую значимость прошедшего семинара. Татьяна Желевская

 Важно:
  ДЛЯ ОБМЕНА КНОПКАМИ - возьмите наш код, поставьте его на Ваш сайт и добавьте Ваш ресурс ЗДЕСЬ

Код кнопки:


Главная | Рубрикатор | Размещение рекламы | Рекламные агентства | Обзор выставок
Строчная реклама | Рынок металлов | Статьи и анонсы | Адреса фирм из статей
Содержание справочника ЛКМ | Анкета для посетителей | Доска объявлений | Страница ссылок